Servicio de gestiones y tramitación de documentación

*Esta información no constituye asesoramiento legal, se muestra a título informativo y podría cometer errores.

Trámites tras un fallecimiento: clasificación por etapas

Tras un fallecimiento deben realizarse trámites de naturaleza muy distinta. Unos son imprescindibles para la inhumación o la cremación y se resuelven en cuestión de horas; otros se tramitan en las semanas o meses siguientes y están sujetos a plazos legales. A continuación se ordenan por etapas.

En la primera etapa, la funeraria suele encargarse de la mayor parte de las gestiones. En las siguientes, la responsabilidad corresponde a la familia o a los herederos.

Primera etapa: documentación para la inhumación o la cremación

Certificado médico de defunción

Es el primer documento del procedimiento. Lo firma un médico y acredita la muerte, su fecha, su hora y su causa. Sin él no puede inscribirse la defunción ni darse ningún paso posterior. Cuando la muerte requiere intervención judicial, la inscripción se apoya en la documentación que remite el juzgado.

Inscripción en el Registro Civil

La defunción se inscribe en el Registro Civil del lugar donde se ha producido, conforme a la Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil. La inscripción da fe del fallecimiento y es la base de todos los certificados que se pedirán después. Por lo general la tramita la funeraria en nombre de la familia, aportando el certificado médico y los datos de la persona fallecida.

Licencia de enterramiento o de cremación

Una vez inscrita la defunción, se expide la licencia que autoriza la inhumación o la cremación. Sin ella, el cementerio o el crematorio no pueden recibir el cuerpo. Como está ligada a los plazos sanitarios previstos para la inhumación, se tramita en cuanto se dispone del certificado médico.

Certificado literal de defunción

Es la copia íntegra de la inscripción y el documento que se exige con más frecuencia en las gestiones de las semanas siguientes: lo piden bancos, Seguridad Social, notarías, aseguradoras y compañías de suministros. Puede solicitarse en el Registro Civil, por correo o por internet a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia. También existe el certificado en extracto, más breve, válido para algunos trámites, aunque el literal es el que se pide con más frecuencia.

Segunda etapa: testamento y seguros

Certificado de actos de última voluntad

Indica si la persona fallecida otorgó testamento y, en ese caso, ante qué notario y en qué fecha otorgó el último. Lo expide el Registro General de Actos de Última Voluntad, del Ministerio de Justicia, y solo puede pedirse cuando han pasado 15 días hábiles desde el fallecimiento. Con él se acude a la notaría correspondiente para obtener una copia autorizada del testamento. Si no hay testamento, debe tramitarse una declaración de herederos.

Certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento

Informa de los seguros de vida o de accidentes con cobertura de fallecimiento en los que figuraba la persona como asegurada, y de la entidad con la que estaban contratados. También lo expide el Ministerio de Justicia y, por lo general, puede solicitarse a partir del mismo plazo de 15 días hábiles. Permite identificar pólizas de las que la familia no tiene constancia, ya que los beneficiarios no siempre conocen su condición.

Seguridad Social y pensiones

Si la persona cobraba una pensión, la Seguridad Social suele conocer el fallecimiento a través del Registro Civil y suspende el pago, pero se recomienda comunicarlo igualmente: las cantidades cobradas después de la muerte pueden tener que devolverse. Si la persona trabajaba, también debe comunicarse a la empresa, que tiene que liquidar lo que quedara pendiente.

A partir de ahí, los familiares pueden tener derecho a distintas prestaciones, que se solicitan al Instituto Nacional de la Seguridad Social:

• Pensión de viudedad, para el cónyuge y, en determinadas condiciones, para la pareja de hecho.
• Pensión de orfandad, para los hijos que cumplan los requisitos de edad o de incapacidad.
• Auxilio por defunción, una ayuda destinada a sufragar en parte los gastos del sepelio.

Los requisitos dependen de las cotizaciones de la persona fallecida y de la situación de cada familiar, por lo que el derecho a cada prestación debe comprobarse en cada caso.

Bancos, suministros y otras titularidades

Los bancos deben conocer el fallecimiento, y lo habitual es que bloqueen las cuentas en las que la persona era la única titular. En las cuentas con varios titulares, lo que ocurre depende del tipo de cuenta, y la parte que correspondía al fallecido forma parte de la herencia. Para que los herederos dispongan del dinero, la entidad pedirá el certificado de defunción, el de últimas voluntades, el testamento o la declaración de herederos y, por lo general, el justificante de haber presentado el impuesto de sucesiones.

Después se tramitan los cambios de titularidad: suministros de la vivienda, contrato de alquiler, vehículos, recibos de la comunidad, suscripciones o líneas de teléfono. No todos son urgentes, pero conviene relacionarlos y tramitarlos para evitar que se sigan emitiendo recibos a nombre de la persona fallecida.

Herencia e impuestos

Quien recibe una herencia en España debe liquidar el impuesto sobre sucesiones, que gestiona cada comunidad autónoma con sus propias reducciones y bonificaciones. El plazo general para presentarlo es de seis meses desde el fallecimiento, y puede pedirse una prórroga si se solicita dentro de los cinco primeros meses. Si entre los bienes hay inmuebles urbanos, el ayuntamiento puede exigir también el impuesto sobre el incremento de valor de los terrenos, la llamada plusvalía municipal, con un plazo similar.

Además, los herederos deben presentar la declaración de la renta de la persona fallecida correspondiente al año del fallecimiento, en la campaña del año siguiente, si estaba obligada a hacerlo.

Recomendaciones para la gestión de la documentación

Para gestionar el expediente de forma ordenada se recomienda:

• Solicitar varias copias del certificado literal de defunción desde el inicio, ya que casi todas las gestiones lo exigen.
• Archivar originales y copias en una sola carpeta y registrar qué se ha presentado, dónde y en qué fecha.
• Anotar las fechas clave: los 15 días hábiles para los certificados del Ministerio de Justicia y los seis meses del impuesto de sucesiones.
• Consultar a la funeraria qué trámites ha realizado y cuáles quedan pendientes, para no duplicar gestiones.
• Si hay varios herederos, designar a una persona que centralice la documentación e informe a los demás.
• Utilizar el certificado digital o Cl@ve, que permiten realizar muchas gestiones por internet sin desplazamientos.
• Si la herencia incluye inmuebles, negocios o bienes en otro país, consultar con un profesional del derecho o de la asesoría fiscal.